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Volltextsuche

Die meisten Dokumententypen, die in PDFMAILER.ARCHIV archiviert werden, werden automatisch mit ihrem Volltext indexiert. Das bedeutet, dass der gesamte Textinhalt eines Dokuments für die Volltextsuche zur Verfügung steht. Dadurch können Dokumente anhand beliebiger Textpassagen schnell und präzise gefunden werden, unabhängig davon, wo der gesuchte Text im Dokument vorkommt. Diese leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht eine umfassende und effiziente Recherche innerhalb des Archivs.

Um eine Volltextsuche zu starten, geben Sie den gewünschten Suchbegriff in die Suchleiste im oberen Bereich ein. Bitte beachten Sie, dass die Suche nur nach vollständigen Begriffen funktioniert, da eine Fragmentsuche (z.B. Teile eines Wortes) nicht unterstützt wird. Das bedeutet, dass der gesamte Suchbegriff exakt eingegeben werden muss, um eine erfolgreiche Suche durchzuführen. Über die Volltextsuche wird das gesamte Archiv, einschließlich aller Posteingänge und des Papierkorbs, durchsucht. Dokumente, die im Papierkorb gefunden werden, sind mit einem Papierkorb-Symbol  gekennzeichnet, während Dokumente aus einem Posteingang mit einem Posteingangssymbol markiert werden.

Filter

In der Dokumentenansicht kann die Suche mithilfe von Filtern weiter präzisiert werden. Die Filteroptionen können über die Schaltfläche „FILTER“ im oberen rechten Bereich der Ansicht aufgerufen werden. Über die Filter können die Suchergebnisse mit weiteren Kriterien eingegrenzt werden. So ist es z.B. möglich, die Suche auf einen bestimmten Zeitraum zu beschränken. Dadurch werden nur noch Dokumente angezeigt, deren Datum im festgelegten Bereich liegt. Weitere Kriterien sind der Dokumententyp, ob es sich um ein ein- oder ausgehendes Dokument handelt, sowie die Auswahl, ob gesperrte oder nicht gesperrte Dokumente angezeigt werden sollen.

Kontakte

Jedes archivierte Dokument wird automatisch oder manuell einem Kontakt (Absender/Empfänger) zugeordnet. Dabei wird eine Kontaktliste erstellt, über die mit einem Klick alle Dokumente, die einem bestimmten Kontakt zugeordnet sind, angezeigt werden können. Die Liste der vorhandenen Kontakte kann im Hauptmenü links unter „Kontakte“ geöffnet werden. Die Kontakte werden alphabetisch nach Namen aufgelistet. Zu jedem Kontakt wird außerdem angezeigt, wie viele Dokumente diesem zugeordnet sind. Durch einen Klick auf einen Kontakt werden automatisch alle Dokumente angezeigt, die diesem Kontakt zugeordnet sind.

Typen

Über die Ansicht der Dokumententypen kann direkt ermittelt werden, wie viele Dokumente jedes Typs im Archiv vorhanden sind. Durch einen Klick auf einen Dokumenttyp werden alle entsprechenden Dokumente dieses Typs in einer Suchansicht angezeigt.

Über die Bearbeitungsfunktion können die Eigenschaften eines Dokumententyps geändert werden. Neben dem Namen des Typs kann festgelegt werden, wie lange Dokumente dieses Typs gesperrt bleiben sollen und ob bzw. wann Dokumente nach Ablauf der Sperrfrist automatisch gelöscht werden sollen. Es ist zu beachten, dass Änderungen an den Sperrfristen keine Auswirkungen auf bereits archivierte Dokumente dieses Typs haben. In dieser Ansicht können über den Button „+“ oben links auch neue Dokumententypen angelegt werden.

Tags

In der Ansicht „Tags“ werden alle bisher verwendeten Tags angezeigt, zusammen mit der Information, wie viele Dokumente mit diesem Tag versehen sind. Durch einen Klick auf einen der angezeigten Tags werden alle Dokumente angezeigt, die mit diesem Tag versehen sind. Neue Tags können in dieser Ansicht über den Button „+“ oben links angelegt werden. Tags können jedoch auch direkt in den Metadaten eines Dokuments erstellt werden („on the Fly“).