Dokument und Verzeichnisse im Archiv

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Dokument und Verzeichnisse im Archiv

Alle archivierten Dokumente werden in einer selbst definierbaren Verzeichnisstruktur abgelegt. Der Zugriff darauf erfolgt im Hauptmenü links über den Punkt „Dokumente“. In dieser Ansicht werden alle archivierten Dokumente sowie die vollständige Verzeichnisstruktur angezeigt.

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Neben der Dokumentenvorschau (sofern verfügbar) wird für jedes Dokument auch der Dateiname angezeigt sowie Informationen darüber, ob und wie lange das Dokument gesperrt ist clip0038. Die gesetzte Sperrfrist ist abhängig vom Dokumententyp. Gesperrte Dokumente können innerhalb der Sperrfrist weder gelöscht noch verändert werden.

 

Neben den eigentlichen Dokumenten werden auch selbst angelegte Verzeichnisse und Unterverzeichnisse angezeigt. Wie ein Dokument innerhalb der Verzeichnisstruktur angezeigt wird, hängt davon ab, welches Speicherverzeichnis in den Metadaten des Dokuments angegeben wurde.

 

Um ein Dokument in ein anderes Verzeichnis zu verschieben, muss das Dokument geöffnet und im linken Bereich der Metadaten unter „Ablageort“ das gewünschte Verzeichnis ausgewählt werden. Wird das Verzeichnis eines bereits archivierten Dokuments geändert, wird das Dokument innerhalb des Archivs an die entsprechende Stelle verschoben.

Neues Verzeichnis anlegen

Ein neues Verzeichnis kann über das Dreipunktmenü clip0039 im oberen Bereich erstellt werden. Dazu muss die Option „Neuen Ordner erstellen“ gewählt werden.

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Für jedes Verzeichnis muss ein Name vergeben werden. Zudem kann festgelegt werden, welche Benutzer innerhalb des Archivs Zugriff auf dieses Verzeichnis und die darin enthaltenen Daten erhalten sollen.

Innerhalb eines bestehenden Verzeichnisses können die Eigenschaften ebenfalls über das Dreipunktmenü clip0039 mit der Option „Bearbeiten“ geändert werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, ein bestehendes Verzeichnis zu löschen, zu verschieben oder den Inhalt des Verzeichnisses herunterzuladen. Beim Löschen eines Verzeichnisses, das Dokumente enthält, werden die im Verzeichnis befindlichen Dokumente automatisch in das übergeordnete Verzeichnis verschoben.