Die Peppol-Funktion kann für die Übertragung einzelner Dokumente direkt über „Online bereitstellen -> Peppol“ aufgerufen werden.
Mit der Peppol-Funktion im gotomaxx PDFMAILER können elektronische Rechnungen im Format XRechnung und Peppol BIS über das Peppol-Netzwerk an Ihre Rechnungsempfänger gesendet werden.
Die vom PDFMAILER erzeugten Rechnungen werden zunächst an PDFMAILER.CLOUD übertragen. Von dort aus erfolgt die Weiterleitung in das Peppol-Netzwerk.
Bitte beachten Sie, dass - abhängig von der Konfiguration Ihres PDFMAILER.CLOUD Accounts - vor der Übermittlung in das Peppol-Netzwerk möglicherweise eine manuelle Freigabe der Dokumente im Postausgang von PDFMAILER.CLOUD erforderlich ist.
Vor der erstmaligen Verwendung der Peppol-Funktion ist zudem eine Verifizierung des Absenders erforderlich. Erst nach erfolgreicher Verifizierung kann die Peppol-Funktion im gotomaxx PDFMAILER genutzt werden.
eRechnung erstellen
Bevor ein Dokument über Peppol versendet werden kann, muss eine valide eRechnung erstellt werden. Dies erfolgt über die PDFMAILER-Funktion „eRechnung“. Die Erstellung der eRechnung kann dabei auf unterschiedliche Weise erfolgen.
Die eRechnung muss - abhängig vom jeweiligen Empfänger - in einem der folgenden Formate erzeugt werden:
Elektronische Adresse des Empfängers (Peppol-ID)
Beim Erstellen der eRechnung ist besonders darauf zu achten, dass in den Empfängerdaten die korrekte elektronische Adresse (Peppol-ID) hinterlegt ist. Diese wird in den Feldern Feld BT-49 (elektronische Adresse und Art der elektronischen Adresse) definiert.
Für Empfänger innerhalb Deutschlands sind in der Regel folgende Werte zu verwenden:
9930 – Deutsche Umsatzsteuer-ID (German VAT Number)
0204 – Leitweg-ID
Für Empfänger außerhalb Deutschlands muss die jeweils zutreffende Kennung gewählt werden.
Die Kennung erkennen Sie immer an den ersten vier Stellen der vom Empfänger mitgeteilten Peppol-ID vor dem Doppelpunkt, zum Beispiel:
9930:DE123456789
Dabei gilt:
9930 = Art der elektronischen Adresse
DE123456789 = eigentliche elektronische Adresse (hier: deutsche Umsatzsteuer-ID)
Nur wenn die elektronische Adresse korrekt angegeben ist, kann die eRechnung erfolgreich über das Peppol-Netzwerk zugestellt werden.
Validierung vor dem Versand
Beim Aufruf der Peppol-Funktion werden nochmals ausgewählte Daten der zuvor erstellten eRechnung angezeigt. Dazu gehören unter anderem:
- Absenderinformationen,
- Empfängerdaten,
- ausgewählte Belegkopfdaten.
Bitte beachten Sie, dass die Absenderdaten verifiziert sind. Aus diesem Grund werden diese Informationen nicht aus den zuvor erfassten eRechnungsdaten übernommen, sondern fest aus PDFMAILER.CLOUD geladen. Die Absenderdaten können an dieser Stelle nicht geändert werden. Die Peppol-ID des Absenders wird dabei immer automatisch auf die bei der Verifizierung angegebene Umsatzsteuer-ID gesetzt.
Es wird automatisch geprüft, ob die angegebene Peppol-ID des Empfängers im Peppol-Netzwerk bekannt ist und ob das erzeugte eRechnungsformat vom Empfänger akzeptiert wird. Sollte es hierbei zu Problemen kommen, wird unter dem Bereich „Validierung“ ein entsprechender Fehler angezeigt. In diesem Bereich werden ebenfalls Hinweise und Fehlermeldungen ausgegeben, wenn die erfassten eRechnungsdaten nicht den Anforderungen des gewählten Formats (z. B. XRechnung oder Peppol BIS Billing) entsprechen.
Zur angegebenen Peppol-ID konnte kein Teilnehmer im Peppol Netzwerk gefunden werden
In diesem Fall prüfen Sie bitte sowohl die Peppol-ID des Empfängers als auch das entsprechende eRechnungsformat.
Versand über Peppol
Peppol Versand in PDFMAILER
Erst wenn alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen sind, kann die eRechnung über das Peppol-Netzwerk versendet werden.
Über „eRechnung versenden“ wird das Dokument an PDFMAILER.CLOUD übertragen und von dort - je nach Konfiguration - direkt oder nach manueller Freigabe an den Empfänger über das Peppol-Netzwerk gesendet. gotomaxx PDFMAILER schließt sich nach erfolgreichem Versand.
Während der Verarbeitung werden Sie über das Statusmenü stets über die aktuelle Aktion informiert.
Alle Daten für den automatisch Versand von eRechnungen über Peppol können über Steuerzeichen übergeben werden.