Über die PDFMAILER Cloud Sendeprofile, können Belege und Dokumente nach bestimmten Vorgaben an Empfänger bereitgestellt oder zugestellt werden. Es können je Sendeprofil die gewünschten Zustellungsoptionen definiert werden. Des Weitere können bestimmte, für die Zustellung wichtige Parameter, eingestellt werden, wie z.B. das E-Mail Template, das bei der elektronischen Zustellung verwenden werden soll, sowie eventuelle benötigte Briefpapier und Beilagen. Damit ist eine voll automatische Belegzustellung (Empfängergenau) ohne die Verwendung der PDFMAILER Steuerzeichen möglich.
Die Definition der Zustellmethode kann dabei auf unterschiedlichen Ebenen erfolgen.
Global
In den Einstellungen der PDFMAILER Cloud im Web können im Bereich "Einstellungen -> Sendeprofile" eigene Sendeprofile definiert werden. So kann z.B. ein Profil für den postalischen Versand von Rechnungen und ein weiteres Profil für die elektronische Bereitstellung von Lohnabrechnungen geschaffen werden.
Gruppen abhängig
In der Empfängerverwaltung der PDFMAILER Cloud können unter "Empfänger -> Konten" verschiedene Empfängergruppen verwaltet werden. Je Empfängergruppe kann entweder ein eigenes Sendeprofil für die Gruppe definiert oder ein bestehenden globales Profil ausgewählt werden. Über diesen Weg kann die Zustellung von Dokumenten in Abhängigkeit von Empfängergruppen umgesetzt werden. So bekommen z.B. Empfänger aus der Gruppe "Mitarbeiter" Ihre Lohnabrechnungen immer Online zum Download angeboten und Empfänger aus der Gruppe "Kunde" Ihre Belege immer per Post zugeschickt.
Empfänger individuell
In der Empfängerverwaltung der PDFMAILER Cloud kann für jeden Empfänger ein eigenes Sendeprofil definiert oder ein bestehendes globales zugewiesen werden. Somit können innerhalb des PDFMAILER Cloud Empfängerverwaltung zu jeden Empfänger die individuellen und gewünschten Zustellungsoptionen eingestellt werden. Z.B. Kunde A möchte seine Dokumente immer per E-Mail als PDF, Kunde B lieber per Post.
Die Auswertung der Sendeprofile erfolgt in der Reihenfolge Individuell > Gruppe > Global.
Bereitstellung eines Dokument
Zu Bereitstellung eines Dokuments über ein PDFMAILER Cloud Sendeprofil wählen Sie bitte nach dem Druck in der Vorschau den Punkt "Cloud Sendeprofile". Hier kann nun ein globales Sendeprofil zur Zustellung ausgewählt werden. Bei der Eingabe der Empfängernummer (z.B. Kundennummer) bzw. der E-Mail Adresse wird automatisch ermittelt ob der Empfänger in PDFMAILER Cloud bereits existiert und ob ein Individual- oder Gruppenprofil definiert ist. Ist dass der Fall, wird der Profilname "individuell" angezeigt. Ist er Empfänger noch nicht bekannt, können alle Empfängerdaten (Nummer, E-Mail-Adresse usw.) direkt im PDFMAILER erfasst werden. Der Empfänger wird beim Upload des Dokuments automatisch in PDFMAILER Cloud angelegt.
Bereitstellung über PDFMAILER Cloud Sendeprofile
Durch die PDFMAILER Datenerkennung kann mit Hilfe einer Variable die Empfängernummer (z.B. Kundennummer) auch automatisch aus dem gedruckt Dokument übermittelt werden. Damit ist eine Automatisierung der Zustellung auch ohne die Verwendung der Steuerzeichen möglich. Voraussetzung ist, dass alle Empfänger mit Ihren gewünschten Zustellungsoptionen in PDFMAILER Cloud gepflegt werden.
Empfängererkennung