Mit gotomaxx PDFMAILER 6 können Sie Ihre Briefe und Dokumente über gotomaxx Portalcloud elektronisch zustellen und Ihren Empfängern zum Download bereitstellen. Um diese Funktionen nutzen zu können, benötigen Sie ein kostenfreies Konto bei gotomaxx Portal.
Beim ersten Aufruf der "Portalcloud"-Aktion werden Sssie aufgefordert Ihre Accountdaten zum gotomaxx Portal zu hinterlegen. Hinterlegen Sie bitte die E-Mail-Adresse und das Passwort zu Ihrem gotomaxx Portal Account.
gotomaxx PDFMAILER ist nun mit Ihrem gotomaxx Portal Account verknüpft.
gotomaxx PDFMAILER Portalcloud
Speichern und benachrichtigen
Beim Speichern und Benachrichtigen müssen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegen und die gewünschte Benachrichtigungsvorlage auswählen (diese können über gotomaxx Portal verwaltet werden).
Bei dieser Zustellung wird das Dokument in der gotomaxx Portalcloud gespeichert und dem Empfänger als Download bereitgestellt. Dazu wird automatisch eine E-Mail mit dem Downloadlink an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
Das Dokument steht dem Empfänger (und Ihnen) bis zu 12 Monate zum Download zur Verfügung. Der Empfänger benötigt zum Download kein Konto bei gotomaxx Portalcloud.
Speichern und per E-Mail senden
Beim Speichern und per E-Mail Senden müssen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegen und die gewünschte Benachrichtigungsvorlage auswählen (diese können über gotomaxx Portal verwaltet werden).
Bei dieser Zustellung wird das Dokument in der gotomaxx Portalcloud gespeichert und dem Empfänger als Download bereitgestellt. Dazu wird automatisch eine E-Mail mit dem Downloadlink an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Zusätzlich dazu ist das Dokument als PDF-Anlage an diese E-Mail angehängt.
Das Dokument steht dem Empfänger (und Ihnen) bis zu 12 Monate zum Download zur Verfügung. Der Empfänger benötigt zum Download kein Konto bei gotomaxx Portalcloud.
Ohne speichern per E-Mail senden
Beim Versand per E-Mail ohne speichern müssen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers hinterlegen und die gewünschte Benachrichtigungsvorlage auswählen (diese kann über gotomaxx Portal verwaltet werden).
Bei dieser Zustellung wird das Dokument NICHT in der gotomaxx Portalcloud gespeichert und dem Empfänger nur als E-Mail-Anlage bereitgestellt. Ein nachträgliches Herunterladen des Dokuments aus gotomaxx Portalcloud ist weder für Sie noch für den Empfänger möglich.
Weitere Optionen (SMS-Benachrichtigung, DSGVO konform)
Die Bereitstellung Ihrer Dokumente über gotomaxx Portalcloud kann mit weiteren Funktionen kombiniert werden.
DSGVO konformes Dokument
DSGVO konformer Versand
Mit dieser Option wird Ihr Dokument automatisch von gotomaxx PDFMAILER mit einem 8-stelligen alphanumerischen Passwort verschlüsselt. Das Passwort wird dem Empfänger automatisch per SMS mitgeteilt. Dazu müssen Sie die Mobilfunknummer des Empfängers hinterlegen (siehe SMS-Benachrichtigung).
Das Dokument wird verschlüsselt über gotomaxx Portalcloud übertragen und kann nur vom Empfänger mit dem persönlichen Passwort geöffnet werden. Durch die verschlüsselte Übertragung und Ablage entspricht diese Art des Versandes der DSGVO.
Sie können zusätzlich zur E-Mail-Benachrichtigung von gotomaxx Portalcloud auch noch eine separate Benachrichtigung per SMS aktivieren.
Dazu müssen Sie die Mobilfunknummer des Empfängers, sowie einen SMS Text hinterlegen. Der Name des Absenders wird im Standard aus Ihrem Portalkonto übernommen. Alternativ können Sie auch einen eigenen Absendernamen oder Nummer hinterlegen (der Absender ist auf 11 Zeichen beschränkt). Die Kosten für den Versand der SMS werden bei der Verarbeitung von Ihrem gotomaxx Portal Konto abgerechnet.
Durch die Option "Sponsored by gotomaxx" können Sie die Kosten der SMS reduzieren. In diesem Fall ist in jeder SMS eine kleine gotomaxx Werbung enthalten (SMS sponsored by gotomaxx PDFMAILER | www.gotomaxx.com)
gotomaxx PDFMAILER SMS
Sonstiges
Im unteren Bereich des Fensters wird Ihnen angezeigt, was der aktuell gewählte Versandweg über gotomaxx Portalcloud, mit den entsprechenden Optionen, netto kostet (wenn Sie mit der Maus über den Nettopreis fahren, wird auch der Bruttopreis angezeigt).
Des Weiteren wird Ihnen das aktuelle Guthaben Ihres Accounts angezeigt.
Mit Klick auf die Schaltfläche 
"Brief kostenpflichtig versenden" wird der Brief an gotomaxx Portal übertragen und entsprechend den Einstellungen zugestellt. Während der Verarbeitung werden Sie über das Statusmenü immer über die aktuelle Aktion informiert.
Alle Daten zum automatischen Versand über Portalcloud können per Steuerzeichen übergeben werden.